Kapı üretiminde sipariş ve üretim takibi, her siparişin girildiği andan teslim edilip tahsil edildiği ana kadar hangi aşamada olduğunu, kaç adedinin bittiğini ve kimin üzerinde beklediğini kayıt altında tutmak demektir. Bunun için siparişin ölçü ve seçenekleriyle eksiksiz girilmesi, bir yetkilinin onayından geçmesi, ustanın işi üretime alması, bitirilen adetlerin günü gününe bildirilmesi ve teslimatın parça parça işlenmesi gerekir. Defter ve WhatsApp mesajlarıyla yürüyen atölyelerde kaybolan bilgi, bu adımlar tek yerde tutulduğunda kendiliğinden görünür hâle gelir.
Bu rehberde bir kapı siparişini baştan sona nasıl izleyebileceğinizi, bir üretim takip programında nelere bakmanız gerektiğini ve atölyelerde sık yapılan hataları anlatıyoruz.
Kapı atölyesinde takip neden zorlaşır?
Kapı siparişi, raftan satılan bir ürün gibi değildir. Her kalemde model, renk, kilit, cam, kasa, ölçü ve açılış yönü değişir; bir bayi aynı siparişte farklı ölçülerde onlarca kapı isteyebilir. Satış ekibinin aldığı bilgi atölyeye eksik ulaşırsa yanlış kapı üretilir. Üretimin ne kadarının bittiği sorulduğunda cevap çoğu zaman ustanın hafızasındadır. Teslim tarihi yaklaştığında hangi siparişin geciktiği, ancak müşteri aradığında fark edilir.
Bir atölye sipariş takibi düzeni kurmak, bu soruların cevabını kişilere değil kayda bağlamaktır.
Siparişten teslimata adım adım takip
1. Siparişin eksiksiz girilmesi. Satış tarafı cariyi seçer; kapı modelini, rengi, kilidi, camı, kasayı, ölçüyü, açılış yönünü ve adedi girer. Seçeneklerin fiyat farkı liste fiyatına eklenir, bayinin iskontosu ve KDV hesaplanır. Sipariş girildiği günkü maliyetle kaydedilirse, malzeme fiyatları sonradan değişse bile o siparişin kârlılığı doğru okunur.
2. Onay. Patron ya da yetkili siparişi onaylar veya nedenini yazarak geri çevirir. Onaylanan siparişin kalemleri kilitlenir; böylece üretim başladıktan sonra ölçünün sessizce değişmesi önlenir.
3. Üretime alma. Usta işi kabul eder, planlanan bitiş tarihini ve hangi ayın üretim planına gireceğini yazar. Sipariş artık "üretimde" görünür. Planlanan tarih geçtiğinde uyarı gelmesi, gecikmeyi müşteriden önce fark etmenizi sağlar.
4. Bitirilen adedin bildirilmesi. Üretim personeli bitirdiği kapı sayısını telefonundan girer. On iki kapılık bir siparişin sekizi bugün bittiyse sekiz yazılır. Kapıyı kimin yaptığı ve bildirimin saati kaydedilir.
5. Usta onayı ve stok düşümü. Usta bildirimleri tek tek ya da toplu onaylar; eksik iş varsa nedenini yazıp geri çevirir. Bütün adet onaylandığında sipariş "hazır" olur ve reçetedeki malzeme stoktan düşer.
6. Teslimat. Depo, teslim ettiği adedi girer; sipariş birkaç seferde gidebilir. Üretilmemiş kapının teslim edilmesine izin verilmemesi, kayıtla gerçek durumun ayrışmasını önler.
7. Cari ve tahsilat. Her teslimatta müşterinin ya da bayinin borcu adet, fiyat, iskonto ve KDV ile cariye yazılır. Alınan ödeme nakit, havale, kart, çek ya da senet olarak işlenir.
Bu akışta sipariş her an tek bir durumdadır: taslak, onay bekliyor, onaylandı, üretimde, hazır, teslim edildi ya da iptal. Durumu görmek için kimseyi aramanız gerekmez.
Kapı üretim takip programı seçerken nelere bakılmalı?
- Kapıya özgü sipariş kalemi. Model, renk, kilit, cam, kasa, ölçü ve açılış yönü ayrı alanlar olarak girilebilmeli; seçeneklerin fiyat farkı kendiliğinden eklenmelidir.
- Kısmi üretim ve kısmi teslimat. On iki kapının sekizinin bitmesi ya da yarısının teslim edilmesi kaydedilebilmelidir. Yalnız "bitti / bitmedi" diyen bir sistem kapı atölyesinde yetersiz kalır.
- Onay adımları. Siparişin üretime girmeden önce onaylanması ve bitirilen işin usta tarafından onaylanması, hatayı erken yakalar.
- Stokla bağlantı. Reçeteye göre malzemenin düşülmesi ve bunun ne zaman olacağının (kapı hazır olunca, üretim başlarken ya da depocu elle çıkınca) seçilebilmesi gerekir. Kritik seviyenin altına inen malzeme için uyarı da önemlidir.
- Rol ve yetkiler. Satış ekibi siparişi fiyatıyla girebilmeli ama kâr oranınızı görmemeli; üretim personeli yalnız kendi işlerini bildirebilmelidir.
- Telefondan kullanım. Atölyede bilgisayar başında oturan yoktur. Personelin bildirimi telefondan yapabilmesi, takibin gerçekten günlük tutulmasını sağlar.
- Raporlar. Kim kaç kapı yaptı, ne kadarı geri döndü, söz verilen günde teslim edilebildi mi gibi sorulara cevap verebilmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Siparişi eksik seçenekle girmek. Açılış yönü ya da kasa bilgisi eksik bir sipariş atölyede telefonla tamamlanır ve hata buradan doğar.
- Üretimi yalnız sipariş bitince işaretlemek. Bitirilen adet günlük girilmezse sipariş haftalarca "üretimde" görünür ve gecikme fark edilmez.
- Stoğu sayımsız başlatmak. Programa geçerken depodaki gerçek miktarlar bir kez sayılıp girilmezse stok uyarıları güvenilmez olur.
- Hatalı kaydı silmek. Yanlış kaydı silmek yerine ters kayıtla düzeltmek, hem bakiyeyi doğru tutar hem de ne olduğunun izini bırakır.
Sık sorulan sorular
Bir sipariş birkaç seferde teslim edilebilir mi? Evet. Her teslimatta gönderilen adet girilir; bütün adet gidince sipariş teslim edildi olarak kapanır.
Malzeme stoktan ne zaman düşülmeli? Atölyenin çalışma şekline bağlıdır. Kapı hazır olunca, üretim başlarken ya da depocu elle çıkış yaptığında düşülebilir; önemli olan bir yöntemi seçip tutarlı uygulamaktır.
Geciken siparişleri nasıl fark ederim? Usta üretime alırken planlanan bitiş tarihini yazar; bu tarih geçtiğinde ya da teslim tarihi yaklaştığında hatırlatma gelmesi gecikmeyi erkenden gösterir.
Üretim360 ile deneyin
Üretim360, kapı üreticileri için bu rehberde anlatılan akışı tek panelde toplar: seçenekli sipariş kalemi, onay, üretim panosu, personelin telefondan hazır bildirimi, usta onayı, reçeteye göre stok düşümü, parça parça teslimat ve cari takibi. Bir siparişin yedi adımda nasıl ilerlediğini nasıl çalışır sayfasında, reçeteden maliyet hesabını maliyet sayfasında, tüm modülleri özellikler sayfasında görebilirsiniz. Kurulum gerekmez; ücretsiz deneme ile kendi siparişlerinizle başlayabilirsiniz.